Kenapa Harus Tahu Project Management : 10+ Pemahaman.. Profesional.. Tools Lengkap
Project Management (PM) sangat penting dalam era modern karena membantu individu dan organisasi mencapai tujuan yang kompleks secara efektif dan efisien. Artikel ini menyajikan pengantar komprehensif tentang PM, menyoroti berbagai aspeknya, termasuk pemahaman, praktik profesional, dan alat penting.
Di zaman yang serba mutakhir seperti ketika ini, untuk melakukan banyak project dan terhubung dengan banyak orang bukan lagi menjadi hambatan. Ada banyak platform yang disebut dengan Project Management Tools yang fungsinya untuk mengendalikan suatu proyek agar tercatat dengan baik, mengatur banyak sekali proyek dalam satu waktu, menjalankan atau menunjukkan peran, dan berkolaborasi dengan banyak orang.
Project management tools ini biasa digunakan untuk melihat perkembangan dan progress dari proyek yang sedang dikerjakan. Dan tak hanya proyek biasa, tools ini juga biasa digunakan oleh perusahaan atau freelancer untuk terhubung dengan karyawan atau client nya.
Pengertian Project Management
Dalam dunia yang serba cepat dan kompetitif saat ini, manajemen proyek telah menjadi keterampilan penting yang sangat diminati oleh para profesional di berbagai industri. Memahami dasar-dasar manajemen proyek sangat penting untuk kesuksesan setiap upaya yang melibatkan perencanaan, eksekusi, dan penyelesaian tugas yang kompleks.
10+ Pemahaman Fundamental dalam Manajemen Proyek
Inisiasi: Mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan pemangku kepentingan proyek.
Perencanaan: Mengembangkan rencana komprehensif yang menguraikan tindakan, sumber daya, dan jadwal.
Eksekusi: Menerapkan rencana proyek, mengelola sumber daya, dan melacak kemajuan.
Pemantauan dan Pengendalian: Memantau kemajuan proyek, mengidentifikasi risiko, dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
Penutupan: Menyelesaikan proyek, mengevaluasi hasil, dan mendokumentasikan pelajaran yang didapat.
Pemangku Kepentingan: Mengidentifikasi, mengelola, dan berkomunikasi dengan individu dan organisasi yang terpengaruh oleh proyek.
Risiko: Mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko potensial yang dapat memengaruhi proyek.
Kualitas: Mendefinisikan, mengukur, dan memastikan standar kualitas untuk hasil proyek.
Komunikasi: Berkomunikasi secara efektif dengan pemangku kepentingan, memberikan pembaruan, dan memfasilitasi kolaborasi.
Dokumentasi: Mendokumentasikan semua aspek proyek, termasuk rencana, laporan kemajuan, dan catatan keputusan.
Pembelajaran Berkelanjutan: Menganalisis proyek yang telah selesai, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan menerapkan pelajaran yang didapat ke proyek-proyek masa depan.
Selain pemahaman dasar ini, para profesional manajemen proyek juga membutuhkan seperangkat keterampilan profesional yang komprehensif, seperti:
- Kepemimpinan dan Motivasi
- Perencanaan Strategis
- Manajemen Waktu
- Keterampilan Komunikasi yang Kuat
- Pemecahan Masalah
- Penilaian Risiko
- Negosiasi dan Manajemen Konflik
Dengan pemahaman dan keterampilan yang tepat, para profesional manajemen proyek dapat secara efektif mengelola proyek dari awal hingga akhir, memastikan penyelesaian yang tepat waktu, hemat biaya, dan berkualitas tinggi.
Untuk mendukung kesuksesan manajemen proyek, terdapat berbagai alat yang tersedia, termasuk:
- Perangkat Lunak Manajemen Proyek: Membantu dalam perencanaan, penjadwalan, pemantauan, dan pelaporan proyek.
- Template Proyek: Menyediakan kerangka kerja dan panduan untuk mengembangkan rencana proyek yang komprehensif.
- Teknik Gantt: Digunakan untuk memvisualisasikan jadwal proyek dan melacak kemajuan.
- Diagram Alir: Membantu mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses dan prosedur proyek.
- Database Manajemen Risiko: Membantu mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko proyek.
Dengan memanfaatkan pemahaman, keterampilan, dan alat yang tepat, para profesional manajemen proyek dapat mengatasi tantangan proyek yang kompleks dan mencapai hasil yang sukses.
Project management yaitu tata cara merencanakan dan mengorganisir sumber daya untuk menuntaskan proyek tertentu di suatu perusahaan.
Setiap prosesnya mempunyai sistem tersendiri, diantaranya ialah inisialisasi, strategi, pelaksanaan, pengawasan, dan maintanance.Project management sendiri sangat dibutuhkan perusahaan untuk menyelesaikan proyek dan problem tertentu.
Pengertian Peran Project Manager
Project manager adalah orang yang bertanggung jawab kepada berhasil atau tidaknya sebuah proyek, tak hanya itu saja, project manager juga bertanggung jawab terhadap anggaran, alat yang di pakai, dan sumber daya yang diharapkan.
Tugas dan tanggung jawab dari project manager antara lain :
- Memulai
- Perencanaan
- Pelaksana
- Pemantauan dan Pengendalian
- Penutupan
Jika diulas lebih rincian dari peran seorang project manager yaitu :
- Membuat Rencana Proyek
- Mengalokasikan Unit Tugas Kepada Tim
- Membentuk Komunikasi Tim Yang Efektif
- Melakukan Kalkulasi Anggaran
- Mitigasi Masalah dan Krisis
- Monitoring Perkembangan Proyek Berdasarkan Blueprint
- Membuat Report untuk Stakeholder
Ada 10 aspek yang perlu di perhatikan dalam suatu project management, 10 aspek ini diambil menurut PMI, atau project managemen institute.
10 aspek yang perlu di amati dalam suatu proyek antara lain :
- Integrasi
- procurement
- sumber daya insan
- manajemen stakeholder
- komunikasi
- waktu
- ongkos
- mutu
- administrasi risiko
- ruang lingkup proyek
Project Management Professional (PMP)
Project management professional (PMP) adalah sertifikat yang diperoleh jika kamu mengikuti training yang dibentuk oleh PMI (project management institute), akta ini pertama kali di luncurkan pada tahun 1984, dan untuk mendapatkan akta ini, kau mesti mempunyai pengalaman 3 tahun dalam bidang manajemen proyek.
Rekomendasi Project Management Tools
Dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini, manajemen proyek menjadi keterampilan yang sangat penting untuk berbagai profesi. Memahami prinsip-prinsip dasar manajemen proyek dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan mengoptimalkan hasil.
Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa sangat penting untuk memiliki pengetahuan tentang manajemen proyek:
1. Efisiensi yang Ditingkatkan: Manajemen proyek memberikan kerangka kerja terstruktur untuk merencanakan, mengelola, dan menyelesaikan proyek secara efisien. Dengan memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, menetapkan tanggung jawab, dan melacak kemajuan, Anda dapat meminimalkan pemborosan waktu dan sumber daya.
2. Pengurangan Risiko: Proyek seringkali melibatkan sejumlah risiko dan ketidakpastian. Manajemen proyek membantu mengidentifikasi dan menilai risiko potensial, serta mengembangkan strategi mitigasi yang sesuai. Dengan mengantisipasi dan mengatasi risiko sedini mungkin, Anda dapat mengurangi dampak negatif dan memastikan keberhasilan proyek.
3. Peningkatan Kolaborasi: Manajemen proyek memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara anggota tim yang terlibat. Dengan menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat berbagi informasi, melacak tugas, dan membuat keputusan secara efisien. Kolaborasi yang lebih baik mengarah pada kualitas hasil yang lebih tinggi.
4. Pengelolaan Anggaran yang Efektif: Manajemen proyek memungkinkan Anda menetapkan anggaran dan memantau pengeluaran secara akurat. Dengan melacak biaya secara real-time, Anda dapat mengidentifikasi potensi penyimpangan dan mengambil tindakan korektif untuk tetap berada dalam anggaran.
5. Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Proyek yang dikelola dengan baik cenderung memenuhi harapan pelanggan. Manajemen proyek membantu memastikan bahwa persyaratan pelanggan terpenuhi, tenggat waktu tercapai, dan kualitas produk atau layanan melampaui standar.
Untuk memperoleh pemahaman yang komprehensif tentang manajemen proyek, profesional dapat memanfaatkan berbagai sumber daya:
10+ Pemahaman Esensial:
- Prinsip-prinsip Manajemen Proyek
- Metodologi Manajemen Proyek (misalnya, Scrum, Kanban)
- Cakupan, Waktu, Biaya, Kualitas
- Manajemen Risiko
- Komunikasi Proyek
- Manajemen Sumber Daya
- Pengadaan
- Integrasi Proyek
Alat Manajemen Proyek yang Lengkap:
- Perangkat Lunak Manajemen Proyek (misalnya, Asana, Jira, Trello)
- Template dan Checklist
- Platform Kolaborasi
- Alat Pengelolaan Dokumen
- Sistem Pelaporan dan Pelacakan
Dengan menguasai konsep-konsep ini dan memanfaatkan alat yang tersedia, profesional dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalam mengelola proyek secara efektif.Pengetahuan tentang manajemen proyek membuka jalan menuju kinerja yang lebih baik, hasil yang lebih menguntungkan, dan kesuksesan profesional secara keseluruhan.
Berikut ini ialah 10 rekomendari tools management project terbaik ketika ini.
ProofHub
ProofHub ialah alat manajemen proyek dan kolaborasi tim yang mampu di unggulkan, sebab memang penggunaanya sangat gampang dan bisa digunakan oleh siapa saja. PM tools ini sudah dipercaya lebih dari 85.000 pengguna di seluruh dunia.
ProofHub memiliki aneka macam alat mutakhir dengan satu aplikasi saja yang mampu dipakai oleh semua pengguna, sehingga kamu mampu mengurus semua faktor pekerjaan dari satu lokasi.
Baik itu Manajemen waktu, Manajemen tugas, Pelaporan, Pemeriksaan online, atau Obrolan grup, ProofHub memungkinkan kamu menerima kendali penuh atas tim dan proyek Anda dengan cara seefisien mungkin.
Kelebihan dari ProofHub yakni performa antarmuka yang ramah pengguna, derma konsumen yang sangat baik, dan paket harga tetap mengakibatkan ProofHub adalah alat administrasi proyek yang ideal untuk tim di kantor, ataupun WFH work from home.
Versi aplikasi mobile membuat lebih mudah kau untuk mengakses dan berkolaborasi dalam peran dan proyek yang dilaksanakan meskipun dari lokasi yang berlawanan, dan dari perangkat yang berlawanan. Paket Ultimate Control yang terisi penuh, dikemas dengan serangkaian fitur premium, dengan harga $89/bulan yang wajar, ditagih setiap tahun.
Project.co
Project.co ialah project management tool yang menghubungkan tim kau dan client dalam satu wadah. Masing-masing pekerjaan mampu di atur dalam project.co ini. Misalnya mengatur di discussion feed, notes, tasks, team, dan juga payment. Kamu juga bisa merekam durasi waktu pada setiap proyek.
Selain itu di Project.co ini terdapat calender, scheduller, dan Kanban View – yang memberikan performa ideal dikala melakukan pekerjaan. Untuk memakai Project.co, mampu secara gratis yang dibatasi untuk 5 project aktif dan 5 internal user. Sedangkan untuk berbayar, dimulai dengan harga $7 setiap bulannya.
Toggl Plan
Toggle Plan yaitu Project Management Tools yang efektif untuk tugas-peran yang pemrosesannya otomatis dengan performa visual yang komplit. Jika kamu dan timmu sering berkolaborasi dengan departemen atau divisi lain dalam sebuah project, maka Toggl Plan menjadi opsi tepat untuk Project Management Tools kamu. Selain itu, Toggl Plan mampu digunakan secara gratis untuk project tanpa ada batasan, selama anggota tim terdiri dari 5 orang.
nTask
Software berikutnya yang juga memperlihatkan fitur yang cukup lengkap untuk management project ada nTask, Program mendukung multiple project atau peran dalam satu waktu.
Pengguna jua mampu menentukan ketua project, anggaran, membuat pemberitahuan, dan juga time tracking. Penggunaan nTask ini mampu gratis untuk Basic Users. Atau juga bisa berbayar, mulai dari harga $2,99 per pengguna/ per bulan.
Teamwork
Teamwork yakni project management software dan platform kerja sama yang membantu untuk melakukan pekerjaan secara remote bareng tim dan tetap terorganisir serta produktif. Masing-masing project membolehkan kau untuk upload file, menyelesaikan peran dan membuat batas waktu, serta chat dengan anggota tim lainnya.
Dengan berkonsentrasi pada info project, kau mampu mengurangi miskomunikasi satu sama lain. Teamwork mampu digunakan gratis tetapi terbatas hanya untuk 2 project dan 5 anggota tim. Untuk model berbayar dimulai dari harga $9 per pengguna/ per bulan.
Freedcamp
Project Management tools berikutnya ada Freedcamp yang didesain khusus untuk penggunaan personal dan profesional. Setiap project dalam Freedcamp punya tugas-tugasnya tersendiri, pengingat, files, diskusi, waktu, melihat progress, dan juga kalender.
Pada dashboard aplikasi ini, tampilannya berbentukapa yang tim sedang kerjakan, mirip kegiatan, project, dan peran. Penggunaan aplikasi ini gratis selamanya, dan kalau ingin menerima fitur suplemen mampu menggunakan langganan, dengan harga dimulai dari $1,49 per pengguna per bulan.
Asana
Asana ialah salah satu project management tools yang cukup populer dan digunakan oleh jutaan orang di 192 negara. Selain mempunyai tampilan yang higienis dan user-friendly, terdapat fitur yang sangat menolong dan cukup lengkap di Asana.
Misalnya mirip kau bisa menciptakan papan project dan memvisualisasikan tahapannya, membuat laporan, melacak tugas, dan juga memantau peran mana yang belum final.
Untuk pengguna gratis, kau akan mendapat project tanpa batas untuk tim yang terdiri dari 15 orang. Untuk menerima fitur aksesori, kamu bisa menjadi pengguna berbayar, dengan harga mulai dari $10,99 per pengguna/ per bulan.
Wrike
Wrike menjadi salah satu pilihan project management tools untuk tim yang ingin mengkostumisasi workflow nya sendiri. Tidak cuma itu dengan Wrike kamu bisa mengedit, merevisi project, membuat layer kalender, serta dapat diakses secara mobile.
Kamu juga bisa menambahkan komentar pada video ataupun dokumen. Penggunaan dari Wrike ini gratis untuk 5 anggota tim, dan berbayar kalau lebih dari 5 anggota. Harganya dimulai dari $9.80 per pengguna per bulan.
Paymo
Untuk kamu yang lebih sering bekerja sendiri, Paymo model gratis bisa kau coba. Platform ini memang dirancang untuk project kecil-kecilan maupun freelancer.
Dengan Paymo, kamu ada fitur tracking billable hours dan invoice. Dengan fitur tracking finansial, Paymo juga bisa mengelola timeline pada project, menciptakan to do list, dan bisa melakukan multiple project dalam satu waktu.
Todoist
Todoist yakni aplikasi simbel namun cukup powerfull untuk menciptakan to-do-lists mu menjadi semakin interaktif. Dengan Todoist, kamu mampu menciptakan prioritas peran yang harus didahulukan, berkolaborasi dengan team, membuat pengingat, dan sebagainya.
Setiap item di Todoist juga mampu dikategorikan menjadi project yang berbeda, sehingga membuat project semakin mudah dan gampang dimengerti. Todoist tersedia model gratis, namun untuk mendapat fitur perhiasan, harganya dimulai dari $3 per pengguna per bulan.
Trello
Project Management Tools yang terakhir yakni Trello. Trello merupakan aplikasi project management yang cukup populer dan banyak dipakai dikala ini. Kamu bisa mengubah cara lama seperti membuat post it / catatan tempel menjadi lebih mudah dengan trello.
Dengan fitur drag-and-drop, trello bisa dengan mudah mengontrol workflow hingga final. Selain itu terdapat fitur yang lain mirip memberi nama pada card, mengatur performa warna, memberi label, deadlines, melampirkan file, sampai upload dokumen yang dibutuhkan.
Trello mampu digunakan secara gratis dan tidak ada batas-batas untuk untuk personal board, cards, dan list, dengan maksimal 10 tim boards. Sedangkan untuk menerima fitur embel-embel, kamu bisa memakai versi berbayar dengan harga $9,99 per pengguna/ per bulan.
Membantu Kamu Tetap Produktif
Mengapa Memahami Manajemen Proyek Sangat Penting
Dalam dunia yang serba cepat dan kompleks saat ini, mengelola proyek secara efektif sangat penting untuk mencapai kesuksesan. Manajemen proyek melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan proyek. Memahami prinsip-prinsip manajemen proyek dapat memberikan manfaat yang signifikan, baik untuk individu maupun organisasi.
10+ Pemahaman untuk Profesional
Memahami manajemen proyek sangat penting bagi para profesional di berbagai industri. Ini memungkinkan mereka untuk:
- Merencanakan dan melaksanakan proyek dengan lebih efektif
- Mengelola waktu, biaya, dan sumber daya secara efisien
- Mengidentifikasi dan memitigasi risiko
- Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan dan tim
- Memberikan hasil proyek yang berkualitas tinggi
- Tools Lengkap
Berbagai macam alat dan teknik manajemen proyek tersedia untuk membantu para profesional. Alat-alat ini dapat dibagi menjadi beberapa kategori, termasuk:
- Perangkat lunak perencanaan proyek
- Alat pelacakan waktu
- Aplikasi manajemen risiko
- Platform komunikasi dan kolaborasi
Dengan memanfaatkan alat-alat ini, para profesional dapat mengotomatiskan tugas, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan komunikasi.
Analogi dalam Kehidupan Sehari-hari
Manajemen proyek dapat dianalogikan dengan berbagai aspek kehidupan sehari-hari. Misalnya, seperti:
- Merencanakan perjalanan: Menentukan tujuan, menyusun anggaran, dan membuat jadwal
- Mengelola rumah tangga: Mengatur tugas, mengalokasikan sumber daya, dan memastikan kelancaran operasi
- Menyelenggarakan acara: Menentukan tanggal, memesan tempat, dan mengkoordinasikan logistik
Dengan menggambar analogi ini, kita dapat lebih memahami peran penting manajemen proyek dalam berbagai situasi.
Kesimpulan
Memahami manajemen proyek sangat penting bagi siapa saja yang ingin mencapai kesuksesan dalam dunia yang kompetitif saat ini. Ini memberikan pemahaman yang lebih baik tentang prinsip-prinsip manajemen proyek, alat yang tersedia, dan aplikasi praktisnya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan merangkul prinsip-prinsip manajemen proyek, individu dan organisasi dapat meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan hasil proyek secara keseluruhan.
Ada banyak platform project management yang ketika ini beredar. Semua platform dan tools punya kelebihan dan kekurangan masing-masing. Yang paling penting, kau tahu bagaimana cara kerja dari masing-masing platform dan pilih yang paling tenteram untuk kamu.
Pada dasarnya, tools ini dibentuk untuk mempermudah manusia untuk mengurus tugas dan proyek yang sedang dijalankan. Sekarang, pilih tools mu dan ayo kembali produktif!